許可申請小ネタ

施主さんや元請けへの請求書を電子データで保管している場合

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小平市のこだたま行政書士事務所です。

建設業許可はものすごく状況が多様で、全てを手引きレベルの知識だけで難なく行うことは不可能だと思い知る今日この頃です。

 

今後も、東京都多摩地域をはじめとする建設業界の健全な発展のために、こだたま行政書士事務所は頑張ります。

 

さて今回は、建設業許可の新規申請に関して、ほとんどのケースで必要となる工事代金の請求書についての小ネタです。

 

経管も専技も、大半のケースでは「過去に建設業を営んでいた、又は工事に携わっていた」ことを証明するために「請求書のデータ+その金額が入金された履歴(預金通帳や取引履歴)」を数年分用意することになります。

 

最近は請求書の場合、必ずしも郵送や手渡しで原本を先方に届けるに限らず、電子メールやFAXで送付することもあるかと思います。

 

FAXで請求書を送る場合も、最近はパソコンの中のデータを電子FAXのようなもので送るケースもありますから一概には言えないですが、大抵の場合は自社でプリントアウトして、社印を押し、それでFAXしますね。

 

紙に出してあるのか、控えをとってあるのか、もしくはそもそもそこに印鑑は押してあるのか、そんなこんなでいろんなやり取りがある請求書。

 

もし建設業許可の申請の際必要になったときに、審査窓口に提示すべき請求書はどういう状態のものが望ましいでしょう。

 

 

結論から言うと、紙に印刷されていて、かつ自社の社印(個人事業主の場合や屋号印や個人の印鑑)が押してあるもの、ということになります。

 

東京都の知事許可の場合、東京都庁の建設業課の窓口の方が第一次(書類)審査を行いますが、そこでは上記のように、「印鑑が押してある、つまり原本に限りなく近いもの」を用意するように言われることが多いです。

 

社印が押していない請求書、例えば電子データで保存してあって、それをプリントアウトしただけの請求書でも見てくれないことはないです。入金データは必ず原本を提示なので請求書を偽造するという完全にアウトなことをやらない限り、まあまあいいか、ということなのでしょう。

 

ですが、やはり、都庁の職員としてはできるだけ偽造の心配はしたくないところ。

 

要は、申請会社の印鑑が押してない請求書なんて、誰でも作れちゃうわけですね。

社印が何もなくてよければ、大手の建設業者から別の大手の建設業者に50億の工事代金を請求するための請求書も今すぐ作れてしまうわけです。

 

一方、そこに会社の印鑑が押してあれば「会社としてこの請求書の内容を認めています」ということであって、何かそこで偽造などがあっても、会社を責めることができるわけです。

 

もしそれがない場合で、申請窓口に来ているのが行政書士などの代理人の場合、都庁の職員としては「なんとなく嫌だな」という気持ちが払拭できない、というより、あまり変な責任を負うのは嫌じゃないですか。お互い(大人の事情ぶっちゃけ笑)。

 

なので、基本的には少し手間であっても、全ての請求書を改めてプリントアウトして、社印を押す。

 

これが、審査窓口において、担当の方に好印象を与え、負担をかけないために必要な作業です。

 

印象云々や負担がどうのというところで許可不許可が変わるということはダメだろ!というツッコミはあるかと思いますが、だったら、窓口で時間をかけて窓口担当の方とバトルして、交渉してください。

 

理不尽なことはもちろん依頼者のために闘うべきです。

しかし、プリントアウトして社印を押すだけで申請がスムーズに進むのであれば、当事務所はそれを選びますね。

 

それで、誰が幸せになれるのか、それをよく考えてやってみてください。

最後の一文は、あまりにも型にハマりすぎる一部の行政書士に向けたものですが。笑







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